Sprawozdanie BDO — kto musi je złożyć i jak przygotować dane?

Sprawdź, kto musi złożyć roczne sprawozdanie BDO, do kiedy należy to zrobić, jakie dane przygotować i jak uporządkować ewidencję odpadów.

Sprawozdanie BDO to jeden z podstawowych obowiązków środowiskowych wielu firm. Dotyczy przede wszystkim podmiotów, które wytwarzają odpady i są zobowiązane do prowadzenia ich ewidencji, a także podmiotów prowadzących wybrane rodzaje działalności związane z gospodarowaniem odpadami.

W praktyce problemem często nie jest samo kliknięcie „złóż sprawozdanie” w systemie BDO. Największe trudności pojawiają się wcześniej: przy ustaleniu, czy firma w ogóle ma obowiązek złożenia sprawozdania, jakie odpady należy wykazać, czy ewidencja jest kompletna, czy kody odpadów są prawidłowe i czy dane w systemie zgadzają się z rzeczywistymi przekazaniami odpadów.

Dobrze przygotowane sprawozdanie BDO zaczyna się więc nie w marcu, ale przez cały rok — od prawidłowej ewidencji odpadów, kart przekazania odpadów, kart ewidencji odpadów, umów z odbiorcami i bieżącej kontroli dokumentów.

Czym jest sprawozdanie BDO?

Sprawozdanie BDO to roczne sprawozdanie składane w systemie BDO, czyli Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. W przypadku odpadów najczęściej mówimy o sprawozdaniu o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami.

Sprawozdanie obejmuje dane za poprzedni rok kalendarzowy. Składa się je elektronicznie przez indywidualne konto w systemie BDO, do właściwego marszałka województwa.

W uproszczeniu sprawozdanie ma pokazać, jakie odpady firma wytworzyła, zebrała, przetworzyła lub przekazała, w jakich ilościach i w jakim zakresie podlegała obowiązkom ewidencyjnym.

Do kiedy składa się sprawozdanie BDO?

Co do zasady roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami składa się do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy.

Oznacza to, że dane za dany rok trzeba przygotować i złożyć w pierwszym kwartale kolejnego roku. Jeżeli termin przypada w dzień wolny od pracy, w praktyce termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Nie warto jednak zostawiać sprawozdania na ostatnie dni. Jeżeli w ewidencji są błędy, brakuje kart przekazania odpadu, nie zgadzają się masy albo trzeba wyjaśnić dane z odbiorcą odpadów, może zabraknąć czasu na spokojne uporządkowanie informacji.

Kto musi złożyć sprawozdanie BDO?

Nie każda firma wpisana do BDO automatycznie składa każde sprawozdanie. Obowiązek zależy od rodzaju działalności i tego, czy firma należy do grup podmiotów wskazanych w przepisach.

W praktyce sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami składają przede wszystkim:

• wytwórcy odpadów zobowiązani do prowadzenia ewidencji odpadów,
• podmioty prowadzące działalność polegającą na gospodarowaniu odpadami, jeżeli są zobowiązane do prowadzenia ewidencji,
• podmioty zbierające odpady,
• podmioty przetwarzające odpady,
• niektóre podmioty prowadzące działalność w zakresie wydobywania odpadów ze składowisk lub zwałowisk,
• inne podmioty wskazane w przepisach szczególnych.

Dla wielu firm produkcyjnych, technicznych, magazynowych, serwisowych lub laboratoryjnych kluczowe pytanie brzmi: czy firma wytwarza odpady inne niż komunalne i czy ma obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów. Jeżeli tak, najczęściej pojawia się również obowiązek sprawozdawczy.

Czy każdy wpis do BDO oznacza obowiązek sprawozdania?

Nie zawsze. Wpis do BDO może wynikać z różnych obowiązków: wytwarzania odpadów, wprowadzania produktów w opakowaniach, gospodarowania odpadami, wprowadzania sprzętu, baterii, olejów, opon lub innych produktów objętych szczególnymi regulacjami.

Dlatego trzeba rozróżnić kilka rzeczy:

• wpis do rejestru BDO,
• obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów,
• obowiązek składania sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami,
• obowiązek składania sprawozdania o produktach, opakowaniach i odpadach z nich powstających,
• obowiązek opłaty rocznej BDO,
• obowiązki wynikające z innych ustaw środowiskowych.

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że „mamy BDO, więc składamy wszystko” albo odwrotnie: „nie mieliśmy KPO, więc nic nie trzeba sprawdzać”. Obie sytuacje wymagają analizy.

Jakie dane są potrzebne do sprawozdania BDO?

Do przygotowania sprawozdania potrzebne są przede wszystkim dane wynikające z ewidencji odpadów.

Warto przygotować:

• numer rejestrowy BDO,
• dane firmy i miejsca prowadzenia działalności,
• kody i rodzaje odpadów,
• masy odpadów wytworzonych w danym roku,
• masy odpadów przekazanych odbiorcom,
• karty przekazania odpadów,
• karty ewidencji odpadów,
• dane odbiorców odpadów,
• informacje o sposobie gospodarowania odpadami,
• informacje o magazynowaniu odpadów, jeżeli mają znaczenie dla rozliczenia,
• decyzje administracyjne, jeżeli firma je posiada,
• pozwolenia, zezwolenia lub wpisy związane z gospodarką odpadami,
• dane z faktur, wag, raportów produkcyjnych lub dokumentów magazynowych, jeżeli pomagają zweryfikować masę odpadów.

Nie należy opierać się wyłącznie na pamięci albo na fakturach od odbiorców. Podstawą powinny być dane z ewidencji prowadzonej w BDO i rzeczywiste dokumenty odpadowe.

KPO i KEO — dlaczego są tak ważne?

KPO, czyli karta przekazania odpadu, dokumentuje przekazanie odpadu innemu podmiotowi. KEO, czyli karta ewidencji odpadu, pozwala prowadzić ewidencję danego kodu odpadu w czasie.

Jeżeli KPO i KEO są prowadzone prawidłowo przez cały rok, przygotowanie sprawozdania jest znacznie łatwiejsze. Jeżeli ewidencja była uzupełniana przypadkowo, z opóźnieniem albo nie była kontrolowana, sprawozdanie roczne może ujawnić wiele problemów.

Typowe problemy to:

• brak KPO dla części przekazań,
• niezgodność mas między KPO a fakturą,
• błędny kod odpadu,
• brak KEO dla wytwarzanego odpadu,
• różnice między stanem magazynowym a ewidencją,
• przekazanie odpadu na nieprawidłowy kod,
• brak potwierdzenia transportu lub przejęcia odpadu,
• niezgodność danych odbiorcy,
• prowadzenie ewidencji tylko „na koniec roku”.

Im wcześniej firma kontroluje KPO i KEO, tym mniej problemów przy sprawozdaniu.

Najczęstsze błędy w sprawozdaniach BDO

Błędy w sprawozdaniach BDO najczęściej wynikają z nieporządku w ewidencji, braku wiedzy o kodach odpadów albo odkładania tematu na ostatni moment.

Najczęściej spotykane błędy to:

• brak złożenia sprawozdania mimo obowiązku,
• złożenie niewłaściwego rodzaju sprawozdania,
• pominięcie części kodów odpadów,
• wykazanie kodów, które nie powinny znaleźć się w sprawozdaniu,
• błędne masy odpadów,
• brak zgodności z kartami przekazania odpadów,
• brak aktualnych danych miejsca prowadzenia działalności,
• mylenie odpadów komunalnych z odpadami z działalności,
• nieuwzględnienie odpadów niebezpiecznych,
• nieprawidłowe przypisanie działów sprawozdania,
• brak pobranego UPO po złożeniu sprawozdania,
• założenie, że system sam przygotuje sprawozdanie bez weryfikacji danych.

System BDO może ułatwić przygotowanie sprawozdania, ale nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za poprawność danych.

Czy sprawozdanie BDO robi się automatycznie?

Nie należy zakładać, że sprawozdanie roczne „robi się samo”. System BDO wykorzystuje dane zgromadzone w ewidencji i udostępnia odpowiednie moduły, ale użytkownik musi sprawdzić, uzupełnić, zweryfikować i złożyć sprawozdanie.

To ważne szczególnie wtedy, gdy w ciągu roku pojawiały się korekty, anulowane dokumenty, błędne masy, zmiany kodów odpadów albo różnice między dokumentami od odbiorców.

Przed złożeniem sprawozdania warto przejść przez dane ręcznie i porównać je z dokumentami źródłowymi.

Co zrobić, gdy w danym roku nie było KPO?

Brak KPO w systemie nie zawsze oznacza, że firma nie ma żadnych obowiązków. Trzeba ustalić, dlaczego nie było KPO.

Możliwe sytuacje są różne:

• firma faktycznie nie wytworzyła odpadów wymagających ewidencji,
• odpady nie były przekazywane w danym roku i pozostawały w magazynie,
• odpady były błędnie traktowane jako komunalne,
• odpady były przekazywane bez prawidłowej dokumentacji,
• firma korzystała ze zwolnienia z ewidencji,
• firma ma wpis do BDO z innego tytułu, np. opakowań,
• ewidencja nie była prowadzona mimo obowiązku.

Dlatego przed stwierdzeniem „nie składamy sprawozdania, bo nie było KPO” trzeba sprawdzić rzeczywisty stan działalności i obowiązki firmy.

Co z odpadami komunalnymi?

Odpady komunalne powstające w typowy sposób w części socjalno-biurowej firmy co do zasady nie są tym samym, co odpady z działalności produkcyjnej, usługowej, serwisowej czy magazynowej.

Przykładowo odpady z koszy biurowych, kuchni pracowniczej czy pomieszczeń socjalnych mogą być traktowane inaczej niż odpady z procesu produkcyjnego, zużyte czyściwa, opakowania po substancjach chemicznych, złom, odpady tworzyw, odpady niebezpieczne, filtry, sorbenty, oleje czy świetlówki.

Błędem jest wrzucanie wszystkich odpadów do jednej kategorii „śmieci”. W firmach technicznych i produkcyjnych trzeba jasno rozdzielić odpady komunalne od odpadów powstających w związku z działalnością.

Jak przygotować dane do sprawozdania krok po kroku?

Najlepiej przygotować sprawozdanie według stałego schematu.

Krok 1: Sprawdź, z jakiego tytułu firma ma wpis do BDO
Ustal, czy obowiązek wynika z wytwarzania odpadów, opakowań, produktów, gospodarowania odpadami czy innego zakresu działalności.

Krok 2: Zweryfikuj miejsca prowadzenia działalności
Sprawdź, czy dane w BDO odpowiadają rzeczywistym lokalizacjom i procesom.

Krok 3: Pobierz listę kodów odpadów
Porównaj kody odpadów w ewidencji z rzeczywistymi odpadami wytwarzanymi w firmie.

Krok 4: Sprawdź KPO
Zweryfikuj karty przekazania odpadów, masy, daty, odbiorców i statusy dokumentów.

Krok 5: Sprawdź KEO
Porównaj karty ewidencji odpadów z przekazaniami, stanami magazynowymi i dokumentami wewnętrznymi.

Krok 6: Uzgodnij dane z odbiorcami odpadów
Jeżeli są rozbieżności w masach, kodach lub datach, wyjaśnij je przed złożeniem sprawozdania.

Krok 7: Sprawdź odpady niebezpieczne
Zweryfikuj szczególnie odpady oznaczone gwiazdką, opakowania po chemii, sorbenty, filtry, oleje, świetlówki i inne odpady wymagające szczególnej uwagi.

Krok 8: Uzupełnij sprawozdanie w BDO
Wypełnij właściwe działy sprawozdania zgodnie z zakresem działalności.

Krok 9: Zweryfikuj sprawozdanie przed złożeniem
Sprawdź kompletność, zgodność danych i poprawność formalną.

Krok 10: Złóż sprawozdanie i pobierz UPO
Po wysłaniu sprawozdania pobierz urzędowe poświadczenie odbioru i zachowaj je w dokumentacji.

Jak przygotować firmę do kolejnego roku?

Najlepszym sposobem na spokojne sprawozdanie BDO jest dobra organizacja ewidencji przez cały rok.

Warto wdrożyć kilka prostych zasad:

• prowadzić bieżącą kontrolę KPO,
• regularnie weryfikować KEO,
• nie odkładać ewidencji na koniec roku,
• prowadzić listę kodów odpadów używanych w firmie,
• sprawdzać, czy nowe odpady wymagają dodania do ewidencji,
• szkolić osoby odpowiedzialne za odpady,
• kontrolować odbiorców odpadów i ich uprawnienia,
• porównywać dane z faktur, wag i dokumentów magazynowych,
• pilnować terminów sprawozdawczych,
• przechowywać UPO i dokumentację potwierdzającą złożenie sprawozdania.

W firmach produkcyjnych i technicznych warto również połączyć BDO z szerszym systemem EHS: gospodarką chemikaliami, ochroną środowiska, audytami, oceną zgodności i celami środowiskowymi.

Kiedy warto wykonać audyt BDO?

Audyt BDO warto wykonać szczególnie wtedy, gdy firma:

• nie ma pewności, czy musi składać sprawozdanie,
• ma wpis do BDO, ale nie prowadziła regularnej ewidencji,
• wytwarza odpady niebezpieczne,
• ma wiele kodów odpadów,
• korzysta z kilku odbiorców,
• posiada kilka lokalizacji,
• miała zmiany w procesach produkcyjnych,
• nie wie, czy wszystkie odpady są prawidłowo sklasyfikowane,
• nie składała sprawozdań w poprzednich latach,
• przygotowuje się do kontroli WIOŚ, audytu klienta lub audytu ISO 14001.

Audyt pozwala sprawdzić, czy ewidencja jest kompletna, czy kody są prawidłowe, czy dokumenty są spójne i czy firma realizuje swoje obowiązki środowiskowe.

Jak pomaga BHPcare?

BHPcare wspiera firmy w uporządkowaniu BDO, gospodarki odpadami i obowiązków środowiskowych. Pomagamy sprawdzić, czy firma ma obowiązek złożenia sprawozdania, jakie dane trzeba przygotować i czy ewidencja odpadów jest prowadzona prawidłowo.

W ramach wsparcia możemy wykonać:

• przegląd wpisu do BDO,
• weryfikację obowiązków sprawozdawczych,
• audyt ewidencji odpadów,
• sprawdzenie KPO i KEO,
• weryfikację kodów odpadów,
• przygotowanie danych do sprawozdania,
• wsparcie przy złożeniu sprawozdania,
• przegląd gospodarki odpadami w zakładzie,
• przygotowanie firmy do kontroli WIOŚ lub audytu klienta,
• uporządkowanie dokumentacji środowiskowej.

Dzięki temu firma nie działa na ostatnią chwilę i ma większą pewność, że dane w BDO są spójne z rzeczywistą gospodarką odpadami.

Podsumowanie

Sprawozdanie BDO to nie tylko formalność składana raz w roku. To podsumowanie całorocznej ewidencji odpadów i sprawdzian tego, czy firma prawidłowo zarządza odpadami.

Najważniejsze jest ustalenie, czy firma ma obowiązek złożenia sprawozdania, jakie odpady należy wykazać, czy ewidencja jest kompletna i czy dane w BDO zgadzają się z dokumentami źródłowymi.

Potrzebujesz uporządkować BDO, ewidencję odpadów lub przygotować sprawozdanie roczne? Skontaktuj się z BHPcare — pomożemy sprawdzić obowiązki, przygotować dane i uporządkować dokumentację środowiskową.